207营业支出

理由是: 作为公众信任的管理者, it is the responsibility of every 十大菠菜台子 (University) Employee to ensure that University funds, 不管来源是什么, are prudently used to advance the mission of the institution 和 the academic needs of its students.

大学的业务开支政策为教职员工提供正确使用大学资源的指导.

政策: 大学行政人员, 或其指定人员, 是否可以只把开支权授予具有良好行政判断力和充分了解大学财政政策的人, 赞助机构和捐赠者的限制以及国税局的要求. Though designated department managers are responsible for implementing this policy 和 expense approvals, Executive Officers remain accountable for all expenditures that fall within the scope of his/her budgetary jurisdiction. 财务总监办公室和内部审计对大学的所有支出进行持续审查，以确保大学遵守内部政策和外部要求.

在批准费用之前, managers must always consider the appropriateness of the expenditure; as it relates to: 

1. 这对大学的学术或运营利益是必要的, 部门运作或拨款.
   
   
2. 满足一项重要的制度需求是合理的.
   
   
3. 它可以被充分地记录下来.

这三个标准都必须满足.

校长可批准个人费用津贴，以促进符合大学利益的适当业务支出.g.、当地商务里程、商务餐费、办公室运营费用等). Expense allowance expenditures are subject to periodic reporting under Controller’s Office guidelines.

大学各部门应实行监督制衡制度，以确保支出始终符合大学利益. Authorized parties should consult with supervisors whenever questions about expense appropriateness arise. 财务总监办公室可提供咨询. Executive Officers may make expenditure exceptions within the scope 和 spirit of this policy.

OU美联社&p# 1000采购 must be followed regarding specific commitment 和 contracting authority for all business expenditures.

适用范围及适用性: 这项政策适用于任何和所有大学基金的支出, 包括一般基金, 指定的基金, expendable-restricted基金, 企业辅助资金, 工厂资金, 学生贷款基金, 捐赠基金, 退休及保险基金, 以及机构资金.

All University departments, faculty, staff 和 students are required to comply with this policy.

定义:    

部门: 由校长或副校长领导的大学区域.

捐款: 捐赠:自愿捐赠给慈善机构或公共机构或使某一事业受益.

雇员: All persons on payroll during a calendar year including student Employees 和 研究生 Assistants.

执行官: 总统或副总统.

礼物礼物: 表彰成就或重大事件的礼物.

在线服务: 电子商务订阅.

政治行动委员会: 独立委员会, 除了政党委员会, 在选举前至少6个月组织起来接受捐款或支出，以支持或反对被提名为选举职位的候选人, has received contributions from at least 25 persons 和 has met all requirements set forth in MCL 169.201等序列.

政治捐款: 捐款:给政治家、政治运动、政党或政治行动委员会的捐款.

赞助: 为校外活动提供资金支持，包括餐桌赞助和/或项目广告或知名度.

程序:

1.  贷款: 本政策绝不允许向员工提供个人贷款或现金预支. 预支旅费的现金是允许的 OU美联社&p# 1200旅行.

2.  无证的费用:根据本保单，付款或报销须出示收据正本. 看到 OU美联社&备用金 和 # 1000采购 和 # 1200旅行 有关所需费用文件的更多信息.

3.  捐款: 大学行政主任只有在捐款明显有助于推动大学的策略目标时，才可批准向非牟利团体或大学组织捐款. 请求必须提前提交，并包括捐赠目的和战略意图的书面证明. 捐款不能从普通基金支付.

4.  赞助: 使用大学资金支付的外部活动的直接或间接财务支持必须推进大学的战略目标，并且必须得到行政官员的批准(大学促进部应通知以帮助协调大学赞助的活动)。. 如果符合适当的联邦和密歇根州竞选财务和游说法案并经政府和社区关系办公室批准，则不禁止支持民选官员参加的外部活动.

5.  政治捐款: 对政党的捐款, 政治行动委员会, 或考生直接被认为是个人选择，必须用个人资金(包括购买门票), 餐桌及娱乐设施).

6.  游说活动: 十大菠菜台子, 作为一个整体, 以及政府及社区关系处指定的个人, 是否在密歇根州注册为游说者/代理人. 像这样, we are required by state law to abide by the rules governing lobbying activity 和 expenditures made with University funds. 因此, the Office of Government 和 Community Relations must provide prior approval for the purchase of food, 为州选举官员提供饮料和其他物品，以确保大学遵守密歇根游说登记法.

7.  缴付罚款: 罚款、交通罚单、停车罚单等. are the personal responsibility of the employee, cannot be paid or reimbursed under this policy.

8.  大学员工的食物: 员工伙食费(餐费、办公室零食和饮料)属于个人支出. 使用大学资金支付员工伙食费是不可接受的做法，除非活动属于以下特殊情况之一:

1. 当员工被要求参加一个非经常性的活动，如务虚会, 工作坊或研讨会.
   
   
2. When Employees are required to participate in a business meeting that cannot be held during normal work hours.
   
   
3. University sponsored recognition programs such as Employee of the Month 和 Length of Service.

对于上述情况, the payment documentation must include a statement of the business rationale of the event, 与会者类型(部门名称, 委员会的名字, 等.)，以及收据正本. 支出要合理. 在可能的情况下，这些项目应该用非一般资金支付.

9.  学生活动食物: Food cost is an acceptable expense at meetings held for the purpose of student academic advancement, 学业成就或训练(如.g.、学生简介会). Expenditures must be reasonable 和 the event must pertain to the mission of the hosting department. 如有可能，这些活动应由非一般资金支付.

10.  娱乐活动: 员工聚会、娱乐活动或社交活动，如生日、淋浴、假期等. 是个人开支吗?. 使用大学的资金来支付这些活动是不可接受的做法. 然而, an Executive Officer may approve an entertainment event if it falls within one of the special circumstances below:

1. 大学广泛的庆祝活动，与学术有明确的关系, strategic business or advancement mission of the institution such as University wide fairs, 活动, 会的, 破土动工或野餐.
   
   
2. A retirement reception for an Employee with fifteen or more years of service held on campus 和 open to the public. 退休派对的开支应该合理.
   
   
3. 仅限大学、学院、学院或图书馆级别的节日庆祝活动.
   
   
4. 非大学客人和大学员工出席的校外活动(包括在私人家中或餐厅), 如活动支出:

• 推进大学的战略目标，并
  
  
• 遵守大学关于购买酒类的政策
  
  
• 是否被认为是对大学资源的合理利用.

Food for business purpose meetings where non-University guests are in attendance is considered “hosting,，并由 OU美联社&p# 208商务伙食和招待费用 和 OU美联社&p# 400酒精饮料.

在任何情况下，当大学的资金用于任何娱乐活动, the payment documentation must include a statement of the business rationale for the event, 与会者名单或与会者类型和原始收据. 如有可能，这些活动应由非一般资金支付.

11.  食物准备器具: 办公室咖啡机, 在校园内个人消费食品和饮料的冰箱和其他电器不得使用学校的资金购买，除非是与非大学的客人经常打交道或学生在指定的学习区域使用.

12.  花卉及礼品: The death of an Employee or close relative 和 Employee retirements may be appropriate for legitimate business gift expenses. An Executive Officer of the University must approve any University expenditures for Employee gifts. 为了防止重复工作，请遵循以下步骤 OU美联社&p# 455教职工和退休人员的死亡和鲜花致敬 花的贡品.

13.  个人车辆: 当使用私人车辆时，为商业用途支付的里程费率是唯一允许报销的费用. 另请参阅 OU美联社&p# 1200旅行.  学校不报销员工的个人保险, 汽油, 损失, 损坏或与个人车辆相关的任何其他费用.

14.  个人服务和商品: With the exception of shirts imprinted with OU 和 Department logo for the purpose of being worn to work, 私人物品或服务永远不会报销. 这些项目和服务包括但不限于室内电影租赁, 健身俱乐部会费, 人寿保险(作为正式雇员福利除外), 洗衣, 干洗或其他衣柜保养(除非合同规定), 等.

15.  奖项及礼品表彰: 行政主管可向工作出色的员工和学生颁发非现金奖励，以示感谢, 价值低于75美元的奖品或礼品.g.，俄勒冈大学运动衫). 不允许给员工现金、礼品卡和礼品券.

Monetary awards for student academic achievement may be allowable 和 must be reported to the 金融援助 Office.

16.  枪械及武器: 除了欧州大学警察局的官方活动, 购买款项, maintenance or use of firearms or other types of weapons are not considered legitimate University business expenses, 即使声明的目的是教育.

17.  酒精饮料、毒品和麻醉品: 毒品和麻醉品从不被视为合法的大学业务支出, 除了大学健康中心和体育部, 只有当他们使用符合任何和所有适用的大学政策和法律的适当采购和管理方法时，他们才能购买药物和药品类别的物品. 如果研究项目需要药物或麻醉品, 必须事先得到负责研究的副教务长的批准，并且必须使用符合任何和所有适用的大学政策和法律的适当采购和管理方法. 购买酒精饮料的费用包括在 OU美联社&p# 400酒精饮料.

18.  个人生活费用: 除了大学校长, 个人生活费用从来不被认为是合法的大学费用. 此限制包括租金, 抵押贷款, insurance 和 utility payments; 和 residence services such as those provided by maids, 厨师或园丁. 另请参阅 OU美联社&p# 257搬家费用. This policy is not intended to limit housing accommodations for residence hall assistants or hall directors.

19.  订阅、专业会员和执照: 订阅专业杂志, 只有当期刊和在线服务以大学的名义和/或与学校的使命有明确的关系时，才可能被视为合法的商业开支. 另请参阅 OU美联社&展品3. 专业会员费和执照费以及与专业组织或贸易组织保持联系的其他费用可以以雇员的名义支付，并由大学资金支付，如果这些支出与工作人员履行职责和责任明显相关.

20.  个人教育费用: Employees may pursue degrees 和 certificates that are paid for as part of an Employee benefit program. 要确定这些活动是否可以报销，请联系大学人力资源部.

与工作相关的培训和发展是合法的业务支出. 如果维持或获得专业证书的费用与员工履行职责明显相关，则可视为业务费用. These types of expenditures may be paid for at the discretion of 和 at the expense of the Employee’s department.

21.  有害物质: 有害物质的购买受到限制，并由 OU美联社&环境健康和消防安全.

22.  个人办公室及装饰品: University funds may not be used to purchase personal office items such as monogrammed items.

适度购买图画、绘画、花盆等. 用于装饰学校公共空间的费用可能属于合法的业务支出. 私人办公室或小隔间是不允许这样购买的.

23.  框架、牌匾和证书: 框架的成本, 当与员工或学生的表现认可有关时，牌匾和证书是一项合法的大学费用. Pictures to be hung in a public university space may also be framed at University expense. 员工不得使用学校的资金来裱画和个人获得的奖励.

24.  影音设备: Some offices use sound 和 video equipment in their day-to-day work to execute the University’s mission. In those cases, purchase 和 maintenance of such items are considered legitimate business expenses. 不允许购买娱乐设备供个人使用.

25.  机会游戏: The cost of participating in any game of chance for personal purposes is never an allowable business expense. Departments may operate certain games of chance for University business-related fund-raising purposes by following OU美联社&p# 435机会游戏程序.

26.  移动费用: 个人搬家费用仅允许用于特定员工组的选定成员，其批准在 OU美联社&p# 257搬家费用.

27.  物理设施的变化: 修改物理工作空间, 设施或场地必须由, 并与财务及行政部协调工作, 通过负责设施的副总裁. 另请参阅 OU美联社&p# 310建筑改建、翻新和/或改造 和 OU美联社&p# 320校园标志.

28.  办公设备及用品使用: 个人使用大学电话, 传真, 文具及用品, 个人电脑和其他设备, 不得使用学校资金购买物品或服务. 主管在执行本政策时应运用理性.

29.  不动产租赁: 租赁s or rentals of real property not sited on OU property are allowed for University business-related purposes, 但必须首先得到一名行政人员的批准.  如果租赁期限超过一年或租赁价值超过12美元，则此类租赁或租金也必须事先得到十大菠菜台子董事会的批准,000.  参见董事会相关政策, 处理, 收购, 租赁, Other Transfer of Real Property Interests of 11/12/86 (Available in 法律 Affairs Office) 和 OU美联社&p# 1000采购政策. 

30.  利益冲突: Disclosure of potential conflicts of interest shall be made in writing to the President for approval. 看到 OU美联社&利益冲突政策.

31.  软件: 看到 OU美联社&p# 870软件规范, # 1000采购, #1020采购卡程序.

相关政策及表格:

OU美联社&p# 208商务伙食和招待费用

OU美联社&p# 257搬家费用

OU美联社&备用金

OU美联社&p# 310建筑改建、翻新和/或改造

OU美联社&p# 320校园标志

OU美联社&p# 400酒精饮料

OU美联社&利益冲突政策

OU美联社&p# 435机会游戏程序

OU美联社&p# 455教职工和退休人员的死亡和鲜花致敬

OU美联社&环境健康和消防安全

OU美联社&p# 870软件规范

OU美联社&p# 1000采购政策

OU美联社&p# 1020采购卡程序

OU美联社&p# 1200旅行

董事会的政策, 处理, 收购, 租赁, Other Transfer of Real Property Interests of 11/12/86 – This Policy available from the Office of 法律 Affairs

附录: